Ya hace 2 años y medio de que estoy implicado en la organización del evento Iniciador Barcelona, junto con mis compis Jordi Catà, Juan A. Pozuelos, Jordi Bufí y Carlos Rincón. Han sido 24 eventos (si no me he descontado) y un montón de vivencias y experiencias.

Primer Iniciador Madrid, 2007. (se llamaba Beers&Entrepreneurs)

Paralelamente, he asistido a numerosos eventos parecidos, congresos, speeds-Networkings, … e incluso he podido ser maestro de ceremonias del iWeekend Barcelona del año pasado, o ponente en el Iniciador Granada y el Iniciador Sevilla.

Este post es un análisis de fases y decisiones a tomar para organizar un evento de networking, junto con una propuesta de tareas a procesar y unas mínimas opciones para una buena comunicación del evento.

Empezamos:

1- ¿Qué es lo primero que tengo que analizar?

Después de haber tenido la idea inicial, como siempre, deberías hacer un análisis del entorno. De los eventos que pueden ser “competencia” que hay en tu ciudad, de las necesidades del público asistente que quieres tener, de la capacidad de atracción de gente de poblaciones cercanas, puedes testear la receptibilidad de tu idea o propuesta con algunos de tus contactos, …

Mediante Eventosfera, por ejemplo, puedes hacerte una idea rápidamente de qué se cuece en tu ciudad.

2- Definiendo el Concepto de Evento que quieres poner en marcha

Una vez compruebas que la idea es factible, deberás determinar el Concepto de Evento que quieres hacer. Me refiero a definir la propuesta de valor diferencial que ofrecerás con tu evento. Tiene que tener valor, es decir, debes aportar algo para que tengas un mínimo quorum, y ese valor tiene que ser diferencial para poder ser diferente al resto de eventos que sean tu “competencia”.

2 ejemplos:

  • Iniciador: es un evento cuyo claim es “De Emprendedores a Emprendedores”. Un punto de encuentro de personas emprendedoras para compartir conocimientos, formarse en temas monográficos, verse reflejado en las vivencias del emprendedor que viene a dar la charla, y hacer networking después de la charla.
  • iWeekend: Pese a estar dirigido al mismo público (emprendedores), el iWeekend puede coexistir (y coexiste) en cualquier ciudad donde se celebre Iniciador, puesto que su propuesta de valor diferencial es que el asistente se trae una idea de startup más o menos ordenada, y cuando acaba el fin de semana puede que su idea esté desarrollada. Crear una StartUp en un fin de semana, con la ayuda de todos. E incluso puede que encuentres a tus 2-3-4 socios firmes para tu startup.

Un evento con un concepto claramente diferencial y acertado es el Cava&Twitts. A la vista está su éxito desde el primer día. Y para muestra, el evento del segundo aniversario. Encuentro brillante cómo han trascendido del lugar y sistemática habituales para organizar una comida + visita a las cavas de uno de sus primeros patrocinadores. Este vídeo es interesante y da testimonio de este valor diferencial e innovador que supieron encontrar los organizadores del Cava&Twitts:

2 aniversario cava and twitts from agoranews on Vimeo.

Con este valor, tendrás todo lo que necesitas para definir la imagen corporativa del evento. Ese branding será la conceptualización gráfica de tu propuesta de valor diferencial para que alguien se interese por venir a invertir su tiempo en tu evento. De ahí, saldrá el logo, el diseño de la web, o del background de twitter.

3- Encontrando al equipo organizador

Puede que ya lo tengas encontrado desde el paso 1. Pero en general, sin un concepto claro diferencial de valor vas a “reclutar” o seducir a amigos/contactos para que te ayuden en la organización del evento.

Te recomiento que busques un equipo entre 3-5 personas, para repartir los roles mínimos que deberás ejecutar. Yo recomendaría los siguientes roles:

  • Un rol de encargado de encontrar patrocinios.
  • Un rol de tesorero.
  • Un rol de responsable de comunicación
  • Un rol de responsable de “intendencia” (catering, streaming…)
  • Un rol de responsable de atención al ponente, antes, durante y después del evento (en el caso que tu evento tenga un ponente)

Si quieres que todo el equipo tenga su visibilidad y “minutos de fama”, que el speaker sea un rol rotativo. Así todos los organizadores tienen su dosis de branding personal.

4- Encontrando el emplazamiento para el evento

Elige bien! Un local céntrico puede tener problemas de Parking y puede ser contraproducente para tu público de ciudades limítrofes. Un local apartado puede que haga desistir a personas que trabajan en el centro de la población. No hay una fórmula óptima, sólo elije la menos mala.

El lugar, que tenga unos valores sinérgicos con tu evento. Si vas a un público informal y alternativo, un lounge puede ser ideal. Si vas a un público ejecutivo o yuppie, un lounge también puede que sea idóneo, pero que sea un lounge pijo. Como antes, no hay una fórmula óptima, sólo elije la menos mala.

Premisas mínimas:

  • Wifi abierto
  • Cómodo para el asistente
  • Catering separado de la zona de ponencias, si es que hay ponencias.
  • Aprovechar, sinérgicamente, la capacidad de comunicación del lugar de encuentro con la tuya. Usar su gabinete de prensa para lograr mayor visibilidad tuya, y tú acompañar la comunicación de tu evento con menciones hacia el sitio.

5- Comunicando el evento

En términos de esfuerzo de comunicación, yo destinaría el 95% de esfuerzo en medios sociales. La web del evento, acompañada de una cuenta de Twitter y una página de Facebook/Xing/LinkedIn parecen obvias. No obstante, los nuevos grupos de Facebook nos abren nuevas posibilidades de seguimiento y comunicación en tiempo real del evento.

Lo que debemos cuidar al máximo es no convertirnos en pesados o spamear. Casi todas las redes sociales están plagadas de comunicados de eventos que pueden llegar a ser cansinos.

El procedimiento de comunicación es a gusto de cada uno. Yo recomendaría, a groso modo, anunciar el evento con un mes de antelación, en el caso que sea la primera edición, y con 20 días de plazo en los sucesivos. Usaría los días disponibles de comunicación para:

  • Anuncio en la web + canales oficiales 2.0
  • Agitación del evento, RT’s, agradecimiento a los RT de tus contactos, y generar expectativa.
  • Ampliando info del evento y últimas comunicaciones. Aviso a los recatados.
  • Recordatorio el mismo día del evento durante varios momentos del día, así como la URL del streaming (si lo hay)

6- Celebrando el evento

Todos los organizadores deben hacer de todo: apoyo al catering, recibida de asistentes, etc. Es conveniente que un organizador se encargue de la retransmisión del evento en Twitter, animando a la twitteresfera a formular preguntas o participar remotamente, etc.

La informalidad de un evento de networking no debería poner nervioso a ningún speaker. No obstante, el miedo escénico existe (yo lo sufrí almenos en los 4 primeros Iniciadores Barcelona, y sobretodo en el Iniciador con Sandro Rosell). Llévalo lo mejor que puedas.

Algunas lecciones aprendidas para el speaker:

  • traete un guión de presentación de casa. Y síguelo!
  • No hables demasiado rápido, ni demasiado lento.
  • Ten un tono de voz calmado y familiar.
  • Mantén un registro respetuoso, sin colegueos.
  • Promueve la participación del público, cortando la ponencia si hace falta… y hazlo con cierta dosis de humor.
  • Si no hay participación ni debate, empiézalo tú. Ten unas cuantas preguntas preparadas, y comunícate con el responsable de twittear el evento por si hay preguntas desde twitter.
  • Agradece siempre a los patrocinadores, en la presentación inicial y al final, y por supuesto, a todos los asistentes y espectadores del streaming (si lo hay).

7- Después del evento

  • No tardes demasiado en publicar el resumen del evento en la web. Comparte dicho resumen en los canales oficiales.
  • Haz un resumen claro, repasa el contenido del evento, y cita a algún asistente si su participación fue acertada.
  • Agradece los posibles resúmenes que hayan hecho los asistentes en sus blogs, linkandolos desde tu web. Pon un comentario en su blog, aunque sólo sea agradeciendo su resumen y su asistencia.
  • Cuelga las fotos del evento en el grupo/página de Facebook. Ya de paso, etiqueta a la gente. A la gente le gusta verse en las fotos, y etiquetando lograrás muchísima visibilidad en los muros de las personas etiquetadas.

¿Has organizado algún evento? Qué opinas? Te animas a compartir más experiencias en este post?